Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d) – Wohnen, Einkauf & Fuhrpark

Aufwind Jugendhilfe GmbH • Wolfsburg • 3h ago

Wir – die Impulse Soziale Dienste – sind ein wachsender Träger der Kinder- und Jugendhilfe sowie der Eingliederungshilfe mit rund 150 Mitarbeitenden.

Zur Verstärkung unserer Verwaltung in Wolfsburg suchen wir eine organisierte, verantwortungsbewusste und eigenständig arbeitende Persönlichkeit für den Bereich Wohnen, Einkauf und Fuhrparkmanagement in Teilzeit (25 Stunden/ Woche).

In dieser Funktion koordinierst Du zentrale Verwaltungsprozesse und arbeitest eng mit unseren Einrichtungen, der Geschäftsführung sowie externen Partnern zusammen. Dabei sorgst Du für verlässliche Abläufe, behältst Fristen und organisatorische Zusammenhänge im Blick und trägst maßgeblich dazu bei, dass unsere Einrichtungen bestmöglich unterstützt werden.

Wohnen und Verwaltung
Organisation und Verwaltung der Mietobjekte und Wohnungen
Pflege von Mietvertrags-, Objekt- und Fristenübersichten
Abstimmung mit Vermietern und Versorgern
Koordination objektbezogener Anliegen z.B. Reparaturen, Übergaben etc.
Nachhalten von Terminen, Fristen und Rückmeldungen
Pflege und Aktualisierung relevanter Übersichten, Listen und Dokumentationen
Verwaltung und Ausgabe von Schlüssen

Wohnen und Verwaltung

Organisation und Verwaltung der Mietobjekte und Wohnungen
Pflege von Mietvertrags-, Objekt- und Fristenübersichten
Abstimmung mit Vermietern und Versorgern
Koordination objektbezogener Anliegen z.B. Reparaturen, Übergaben etc.
Nachhalten von Terminen, Fristen und Rückmeldungen
Pflege und Aktualisierung relevanter Übersichten, Listen und Dokumentationen
Verwaltung und Ausgabe von Schlüssen

Versicherungen & Schadensmanagement

Verwaltung und Pflege von Versicherungsunterlagen und -verträgen
Bearbeitung von Schadensfällen z.B. Kfz- oder Haftpflichtschäden
Kommunikation mit Versicherungen, Mitarbeitenden und Einrichtungen
Dokumentation abgeschlossener und laufender Schadensfälle

Kfz – Verwaltung

Bearbeitung von An- und Ummeldungen
Pflege von Übersichten zu Kfz-Versicherungen, Parkgenehmigungen, Tankkarten
Unterstützung bei der Koordination von Wartung oder Reparaturen
Pflege des digitalen Fahrtenbuchsystems
Kommunikation mit Versicherungen, Werkstätten und Mitarbeitenden

Einkauf & Beschaffung

Bestellung und Verwaltung von Büro und Verbrauchsmaterialien
Koordination von Lieferanten, Angeboten und Rahmenvereinbarungen
Unterstützung bei Beschaffungsprozessen für Einrichtungen
Pflege von Übersichten zu angeschafften Geräten und Garantien
Bearbeitung von Reklamationen, Reparaturen und Garantieansprüchen

Das bringst du mit:

abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
idealerweise Erfahrung in Verwaltung, Einkauf oder Immobilienorganisation
strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
Organisationsgeschick und Freude daran, Dinge zu koordinieren
Sicherer Umgang mit Microsoft Excel und Word
Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
Verantwortungsbewusstsein und Genauigkeit
Freude an Zusammenarbeit

Sinnstiftende Tätigkeit in einem wachsenden sozialen Unternehmen
abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit eigenem Verantwortungsbereich
kurze Entscheidungswege und wertschätzendes Miteinander
flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung
die Möglichkeit Verwaltungsprozesse aktiv mitzugestalten/ weiterzuentwickeln
ein engagiertes Team und eine moderne Verwaltungskultur
eine gute, leistungs- und qualifikationsgerechte Vergütung angelehnt an den TVÖD

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