Wir – die Impulse Soziale Dienste – sind ein wachsender Träger der Kinder- und Jugendhilfe sowie der Eingliederungshilfe mit rund 150 Mitarbeitenden.
Zur Verstärkung unserer Verwaltung in Wolfsburg suchen wir eine organisierte, verantwortungsbewusste und eigenständig arbeitende Persönlichkeit für den Bereich Wohnen, Einkauf und Fuhrparkmanagement in Teilzeit (25 Stunden/ Woche).
In dieser Funktion koordinierst Du zentrale Verwaltungsprozesse und arbeitest eng mit unseren Einrichtungen, der Geschäftsführung sowie externen Partnern zusammen. Dabei sorgst Du für verlässliche Abläufe, behältst Fristen und organisatorische Zusammenhänge im Blick und trägst maßgeblich dazu bei, dass unsere Einrichtungen bestmöglich unterstützt werden.
- Wohnen und Verwaltung
- Organisation und Verwaltung der Mietobjekte und Wohnungen
- Pflege von Mietvertrags-, Objekt- und Fristenübersichten
- Abstimmung mit Vermietern und Versorgern
- Koordination objektbezogener Anliegen z.B. Reparaturen, Übergaben etc.
- Nachhalten von Terminen, Fristen und Rückmeldungen
- Pflege und Aktualisierung relevanter Übersichten, Listen und Dokumentationen
- Verwaltung und Ausgabe von Schlüssen
Wohnen und Verwaltung
- Organisation und Verwaltung der Mietobjekte und Wohnungen
- Pflege von Mietvertrags-, Objekt- und Fristenübersichten
- Abstimmung mit Vermietern und Versorgern
- Koordination objektbezogener Anliegen z.B. Reparaturen, Übergaben etc.
- Nachhalten von Terminen, Fristen und Rückmeldungen
- Pflege und Aktualisierung relevanter Übersichten, Listen und Dokumentationen
- Verwaltung und Ausgabe von Schlüssen
Versicherungen & Schadensmanagement
- Verwaltung und Pflege von Versicherungsunterlagen und -verträgen
- Bearbeitung von Schadensfällen z.B. Kfz- oder Haftpflichtschäden
- Kommunikation mit Versicherungen, Mitarbeitenden und Einrichtungen
- Dokumentation abgeschlossener und laufender Schadensfälle
Kfz – Verwaltung
- Bearbeitung von An- und Ummeldungen
- Pflege von Übersichten zu Kfz-Versicherungen, Parkgenehmigungen, Tankkarten
- Unterstützung bei der Koordination von Wartung oder Reparaturen
- Pflege des digitalen Fahrtenbuchsystems
- Kommunikation mit Versicherungen, Werkstätten und Mitarbeitenden
Einkauf & Beschaffung
- Bestellung und Verwaltung von Büro und Verbrauchsmaterialien
- Koordination von Lieferanten, Angeboten und Rahmenvereinbarungen
- Unterstützung bei Beschaffungsprozessen für Einrichtungen
- Pflege von Übersichten zu angeschafften Geräten und Garantien
- Bearbeitung von Reklamationen, Reparaturen und Garantieansprüchen
Das bringst du mit:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- idealerweise Erfahrung in Verwaltung, Einkauf oder Immobilienorganisation
- strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationsgeschick und Freude daran, Dinge zu koordinieren
- Sicherer Umgang mit Microsoft Excel und Word
- Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
- Verantwortungsbewusstsein und Genauigkeit
- Freude an Zusammenarbeit
- Sinnstiftende Tätigkeit in einem wachsenden sozialen Unternehmen
- abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit eigenem Verantwortungsbereich
- kurze Entscheidungswege und wertschätzendes Miteinander
- flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung
- die Möglichkeit Verwaltungsprozesse aktiv mitzugestalten/ weiterzuentwickeln
- ein engagiertes Team und eine moderne Verwaltungskultur
- eine gute, leistungs- und qualifikationsgerechte Vergütung angelehnt an den TVÖD
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