Wir suchen für eine absolute Schaltstelle in der Hamburger Verwaltung eine Verwaltungsassistenz. Vorbereitung von Dokumenten sowie Sitzungen sind Hauptaufgaben.
Absolut wünschenswert sind bereits vorhandene Kenntnisse in der Hamburger Verwaltung, eine strukturierte Arbeitsweise und gute Kenntnisse im MS Office Paket.
Wenn Sie kurzfristig in Vollzeit starten können und sich im Profil wiederfinden, bewerben Sie sich noch heute!
- Unterstützung bei der Erstellung der Tagesordnungen für Sitzungen, der Sammelübersicht und bei der Vorbereitung der Sprechzettel
- Zusammenstellung der Sitzungsordner
- Vorbereitung der vorläufigen Beschlussprotokolle über die Sitzungen
- Pflege und Bereitstellung der aktuellen Dokumente auf SharePoint
- Vorbereitung von Meetingräumen
- Bearbeitung des gesamten Sitzungsmittschnitts für die Mediathek
- Aushang der Tagesordnungen
- Bearbeitung und Übermittlung von schriftlichen kleinen Anfragen und großen Anfragen sowie Kontrolle von Fristen
- Drucksachenverwaltung
- Postverteilung
- Druck sowie Versand aller Drucksachen und weiteren Unterlagen
- Begleitung von Einsichtnahmen im Rahmen von Aktenvorlageersuchen
- Führung von Statistiken
- Gute Kenntnisse der hamburgischen Verwaltung und deren Zuständigkeiten
- Professioneller Umgang mit moderner Bürokommunikation und den Microsoft-Office-Standardprodukten sowie die Bereitschaft, sich in neue IT-Verfahren schnell und kompetent einzuarbeiten (z.B. CMS, ZAM, SharePoint).
- Aufgrund gleicher Aufgabenstellung müssen die Mitarbeitenden des Assistenzbereichs ihre tägliche Aufgabenerledigung eng miteinander abstimmen, was eine vertrauensvolle Zusammenarbeit erfordert.
- teamfähig, engagiert, kontaktfreudig und flexibel sein, auch unter Termindruck über eine sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise verfügen und den Kunden gegenüber angemessen auftreten.
- Den Einstieg in die Hamburger Verwaltung
- Weitere Projekte im öffentlichen Dienst im Anschluß
- Interessenwahrung durch einen flächendeckenden Betriebsrat
- Breites e-learning Angebot
- Langfristiger Arbeitsvertrag
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