Portawin steht für hochwertige Fenster- und Türenlösungen aus einer Hand. In einem eingespielten Team aus Technik, Fertigung und Montage realisieren wir anspruchsvolle Projekte für private Bauherren, Generalunternehmer und Geschäftskunden. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unser Sekretariat organisiert und den administrativen Betrieb zuverlässig steuert und weiterentwickelt.
Kommunikation & allgemeine Büroorganisation
- Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Post, E-Mails und Telefonaten
- Allgemeiner Schriftverkehr und Korrespondenz
- Empfang und Bewirtung von Besuchern und Gästen
- Versand und Entgegennahme von Paketen
- Terminvereinbarung und -koordination
Projektdokumentation & Bauunterlagen
- Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Baubesprechungsprotokollen
- Weiterleitung von SiGeKo-Protokollen und Revisionsunterlagen
- Bearbeitung und Weiterleitung von Prüfbüchern
- Anlage neuer Projektordner für Bauvorhaben sowie Pflege interner Projektlisten
- Ablage und Archivierung von Dokumenten
- Verwaltung von Holzzertifizierungen
Rechnungswesen & Bürgschaften
- Bearbeitung von Eingangsrechnungen – Erfassung, Prüfung und Weiterleitung
- Bearbeitung von Nachtragsbeauftragungen sowie Erstellung von Nachträgen
- Versand und Rückforderung von Bürgschaften
- Einscannen und digitale Ablage von Kassenbelegen und Quittungen
Beschaffung & Verwaltung
- Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Getränken und Mittagessen
- Bestellung von Containern und Betriebsmaterial (z. B. Prüfbücher)
- Pflege und Nachbestellung von Reinigungsmaterial für die Verwaltung
Interne Serviceleistungen
- Hotelbuchungen und Reiseorganisation
- Pflege von Monteurs- und Einsatzkalendern sowie interner Beschriftungs- und Ablagesysteme
- Organisation und Vorbereitung interner Veranstaltungen (z. B. Sommerfest)
- Erstellung und Aktualisierung allgemeiner Aushänge und Informationsmaterialien
Fachliche Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar
- Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem handwerklichen oder baunahen Unternehmen
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung in der Dokumentenverwaltung und Ablageorganisation
- Grundverständnis für kaufmännische Abläufe, insbesondere Rechnungsbearbeitung und Bürgschaftsmanagement
- Kenntnisse im Umgang mit projektbezogenen Unterlagen von Vorteil
Persönliche Kompetenzen
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit und Sorgfalt auch bei vielfältigen parallelen Aufgaben
- Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Eigeninitiative und Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Sekretariats
- Eine abwechslungsreiche Schlüsselfunktion mit vielfältigem Aufgabenspektrum
- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein eingespieltes Team
- Ein etabliertes Unternehmen für hochwertige Fenster- und Türenlösungen
- Attraktive Vergütung und unbefristete Anstellung
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit Raum für Eigeninitiative
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