Die Immotime-Gruppe ist ein erfolgreiches, mittelständisches Schweizer Familienunternehmen. Wir verfügen über eine ausgeprägte Immobilienexpertise in den Assetklassen Büro, Handel, Logistik und Wohnen. Unsere Kernkompetenz liegt in der Verwaltung unserer eigenen, überwiegend gewerblich genutzten Bestandsimmobilien.
Für unser Büro in Schwetzingen suchen wir Verstärkung. Wir freuen uns auf eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit für die Position:
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
mit Office Management, Teamassistenz und Projektunterstützung
Eine aufgeschlossene, positive, motivierte und zuverlässige Persönlichkeit als Verstärkung für unser Team, die sich nicht vor Veränderungen scheut, die mitdenkt, mitgestaltet und aktiv an der stetigen Weiterentwicklung unseres Unternehmens mitwirkt.
Ihre Rolle bei uns
Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützten Sie die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und sorgen für eine professionelle Organisation, Koordination und Nachverfolgung wichtiger Themen. Gleichzeitig übernehmen Sie Aufgaben im Office- und Teammanagement und unterstützt unsere Projektentwicklung in administrativen und koordinativen Themen.
Ihre Aufgaben
Assistenz der Geschäftsführung
- Direkte organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsunterlagen
- Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Bearbeitung vertraulicher Themen mit hoher Diskretion
Office Management
- Organisation und Steuerung des gesamten Büroalltags
- Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern und Gästen
- Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
- Verwaltung von Büromaterialien, Dienstleistern und Verträgen
- Sicherstellung effizienter Abläufe und strukturierter Ablagesysteme
Teamassistenz
- Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung und Aufgabenverfolgung
- Zuarbeit und Unterstützung des Teams in der Sachbearbeitung
- Zentrale Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartner
Projektunterstützung
- Unterstützung bei der Entwicklung und Steuerung von Immobilienprojekten
- Pflege und Verwaltung projektrelevanter Daten und Dokumente
- Koordination projektbezogener Termine mit Behörden, Planern und Dienstleistern
- Unterstützung bei Genehmigungsprozessen und Projektunterlagen
- Nachverfolgung von Fristen und Projektständen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, sowie als Teamassistenz
- Praxiserfahrung im Office Management und in der Sachbearbeitung
- Idealerweise Berührungspunkte mit Immobilien oder Projektentwicklung
- Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationsstärke, Flexibilität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Hohes Diskretionsbewusstsein
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook)
- Kommunikationsstärke und Freude an Teamarbeit
Das bieten wir
- Eine abwechslungsreiche Position mit Einblick in spannende Immobilienprojekte
- Ein modernes Arbeitsumfeld in Schwetzingen
- Ein motiviertes, dynamisches und sympathische Team mit kurzen Entscheidungswegen
- Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und Gestaltungsspielraum
- Weiterbildungsmaßnahmen
- Attraktive Rahmenbedingungen und langfristige Perspektive
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