Sachbearbeiter/in Infrastrukturelles Facility Management (m/w/d)

Vivantes Service GmbH • Other • Berlin • 3d ago

Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

Kommen Sie zu uns als

Sachbearbeiter/in Infrastrukturelles Facility Management (m/w/d)

für die Vivantes Service GmbH in der Abteilung Facility Management und Bau am Standort Vivantes Wenckebach-Klinikum zum nächstmöglichen Termin.

allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation wie Terminplanung, Veranstaltungsorganisation sowie administrative Aufgaben zur Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe
Anfertigung von Schriftstücken und Abwicklung der anfallenden Korrespondenz (z. B. Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen)
Koordination und Überwachung technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen) einschließlich Mengenermittlung, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenüberwachung und Rechnungsprüfung
Pflege und Aktualisierung von Stammdaten im CAFM-System
Bearbeitung und Verwaltung elektronischer Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten, einschließlich Dokumentation, Verteilung, Ablage und Auswertung von Auftragsscheinen
Erfassung und Auslösen von Bestellungen für Reparaturmaterialien, Einrichtungsgegenstände sowie Güter des technischen, wirtschaftlichen und Verwaltungsbedarfs gemäß Vorgaben der Fachvorgesetzten, einschließlich Kontierung im elektronischen System
Organisation und Überwachung infrastruktureller Bereiche wie Parkraummanagement, Reinigung, Grünanlagenpflege, Abfallentsorgung sowie Verwaltung von GEZ- und GEMA-Angelegenheiten, einschließlich Mengenermittlung, Vertragsmitwirkung, Kostenkontrolle und Rechnungsprüfung
Planung und Koordination von Umzügen sowie Verwaltung von Einrichtungsgegenständen und Wirtschaftsgütern
Verantwortung für die Beschilderung des Standortes
Unterstützung in der Personalverwaltung und -betreuung der Mitarbeitenden im zugewiesenen Bereich, einschließlich Pflege von An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen in der entsprechenden Software (derzeit SP-Expert)
fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes, einschließlich Steuerung des Bedarfs und Einsatzplanung der Mitarbeitenden
Kommunikation und Abstimmung mit beauftragten Unternehmen und Handwerksbetrieben, einschließlich Bearbeitung von Rückfragen und Rücksendung von Materialien bei Fehllieferungen
Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen (Teil- und Schlussrechnungen), einschließlich sachlicher und rechnerischer Kontrolle
Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen

abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
sicherer Umgang mit SAP R/3 im Bereich der Rechnungsbearbeitung sowie gute Kenntnisse in Excel, Word und Outlook
idealerweise Kenntnisse in CAFM- und iffmGIS-Systemen
freundliche und aufgeschlossene Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsstärke

eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD
eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
Entwicklungs- und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote