Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.
Im wissenschaftlichen Vorstandsbereich, Abteilung „Kommunikation und Medien“, ist folgende Stelle zu besetzen:
Veranstaltungsmanager:in (w_m_d)
Kennziffer 10012
Sie sind verantwortlich für das Veranstaltungsmanagement, als Teil des Teams Kommunikation & Medien, im wissenschaftlichen Vorstandsbereich. Dazu gehören folgende Aufgaben:
- eigenständige Konzeption/Organisation/Durchführung/Nachbereitung/Evaluation und Abrechnung von internen und externen Veranstaltungen des Vorstands für Zielgruppen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Verwaltung und interessierter Öffentlichkeit
- Konzeption, Organisation und Durchführung von Staats- oder Botschaftsbesuchen am GFZ
- GFZ-weite Ansprechperson für das Thema „Veranstaltungen“
- Veranstaltungsbetreuung in enger Absprache mit den jeweilig beteiligten Arbeitsgruppen/Einheiten (u. a. wiss. Vorstandsbereich) sowie Koordinierung interner Prozesse (u. a. Haustechnik, Service, Reinigung)
- Weiterentwicklung bestehender und Konzeption neuer Vermittlungsformate
- Beratung von leitendem Zentrumspersonal bei der Planung von Veranstaltungen
- Dokumentation von Veranstaltungen, Koordination der Postproduktion und Aufbereitung für Medien
- Mitarbeit bei der Budgetplanung und -kontrolle der Veranstaltungsorganisation im Wissenschaftlichen Vorstandsbereich des GFZ
- Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen im Team Kommunikation & Medien (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)
- abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) im Bereich Eventmanagement oder vergleichbare Qualifikation/abgeschlossene Ausbildung in diesem Bereich; alternativ mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungen (idealerweise zur Wissenschaftskommunikation)
- Kenntnisse der aktuellen technischen Ausstattung (Software/Hardware für Veranstaltungsräume) im digitalen und hybriden Veranstaltungsumfeld und ein gutes Verständnis von technischen Lösungen
- Kenntnisse der Vergaberichtlinien im öffentlichen Dienst
- die Fähigkeit, sich sicher in einem internationalen und durch unterschiedliche Fachkulturen geprägten wissenschaftlichen Umfeld zu bewegen
- sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in deutscher und englischer Sprache
- hohe Serviceorientierung und ausgeprägtes Organisationstalent
- starke kommunikative Kompetenz und Fähigkeit zur Teamarbeit bei ergebnisorientierter Ausrichtung
- Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
Wünschenswerte Qualifikationen:
- Affinität zu Content Management Systemen (Typo3)
- Erfahrung mit Datenbanken/CRM-Systemen zum Versand von Serienmails, Online-Registrierungssoftware
- Verständnis von datenschutzrelevanten Aspekten von Veranstaltungen
- anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
- modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
- umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
- Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
- eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
- einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
- eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus
Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 9a bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam
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