Mitarbeiter*in im Bereich Assistenz des Vizepräsidenten für Forschung, Innovation und Transfer (VP2)

Hochschule Rhein-Waal • Other • Kleve • 1w ago

Seit rund 15 Jahren stehen wir an der Hochschule Rhein-Waal am Niederrhein für eine innovative, interdisziplinäre und internationale Ausbildung junger Menschen aus der ganzen Welt. Wir bieten insgesamt 37 Bachelor- und Masterstudiengänge an den vier interdisziplinären Fakultäten – Technologie und Bionik, Life Sciences, Gesellschaft und Ökonomie sowie Kommunikation und Umwelt. Mehr als 90 Partnerhochschulen in 38 Ländern stehen für die internationale Kooperationsstärke der Hochschule Rhein-Waal. So ist die Hochschule in der EUREGIOn verwurzelt und mit der Welt vernetzt.

Verstärken Sie unser Zentrum für Forschung, Innovation und Transfer (ZFIT) zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Campus Kleve als

Mitarbeiter*in im Bereich Assistenz des Vizepräsidenten für Forschung, Innovation und Transfer (VP2)
Kennziffer 02/ZFIT/24

EG 8 TV-L | befristet bis zum 30.04.2028 im Rahmen einer Vertretung | Teilzeit mit 50 v. H. der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer*eines entsprechenden Vollbeschäftigten

Unterstützung und Assistenz im Bereich des VP2 sowie des ZFIT bei administrativen Aufgaben
Terminkoordination und -organisation
Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen (Räume, Bewirtung, Einladungen)
Bearbeitung von Rechnungen, Stellen von Beschaffungsanträgen, Erstellen von Abrechnungen, Einholen und Vergleich von Angeboten, Unterstützung bei der Budgetkontrolle
Pflege und Aufbau von Datenbanken (CRM-System), Pflege von Adresslisten
Unterstützung bei der Korrespondenz und Kommunikation intern und extern in deutscher und zum Teil in englischer Sprache
Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und IT-Ausstattung
Administrative Projektunterstützung, z. B. Erstellen von Präsentationen, Vorlagen und Formularen, Projektübersichten und Finanzberichten

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
Gute Kenntnisse von Organisations- und Verwaltungsabläufen, vorzugsweise an einer Hochschule oder einer anderen Einrichtung der öffentlichen Verwaltung
Beherrschung der gängigen Software-Programme wie MS Office, Adobe Acrobat
Die*der Stelleninhaber*in muss sich inhaltlich eigenständig mit Organisations- und Ablaufvorgaben der HSRW auseinandersetzen, um einen reibungslosen Ablauf der Termine und Prozesse zu gewährleisten
Souveräne schriftliche und mündliche Kommunikation in deutscher Sprache (C1), gute englische Sprachkenntnisse
Organisationsstärke, strukturiertes Arbeiten und sehr gutes Zeitmanagement
Gender- und Diversity-Kompetenz im Umgang mit den jeweiligen Personen in den verschiedenen Arbeitsbereichen
Sie sind eine offene, kommunikative Persönlichkeit und Teamplayer mit proaktivem Arbeitsstil
Kenntnisse in CRM- und Projektmanagement-Software (z. B. OpenProject) wünschenswert