Dekanatsassistentin (m/w/d) / Office Managerin (m/w/d)

Universität Bielefeld • Other • Bielefeld • 5h ago

In der Technischen Fakultät ist die folgende Position zu besetzen:

Dekanatsassistent*in (m/w/d) / Office Manager*in (m/w/d)

Kennziffer: Tech24522

Start: nächstmöglich
Vollzeit
Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet

Ihr Arbeitsbereich als Sekretariat / Assistenz liegt im Dekanat der Technischen Fakultät, dem organisatorischen „Herz“ der Fakultät. Dabei arbeiten Sie vorrangig für die Fakultätsleitung, d. h. für die*den Dekan*in und die Geschäftsführung. Die Technische Fakultät umfasst die Fachbereiche Informatik und Biotechnologie. Wir sind eine junge, dynamische und forschungsstarke Fakultät mit 22 Forschungsgruppen, rund 240 Mitarbeiter*innen und knapp 1400 Studierenden. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.

Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld unter Beweis zu stellen und arbeiten Sie gerne für Menschen mit Menschen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche und interessante Tätigkeiten mit kurzen Kommunikationswegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur.

Allgemeine verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben im Dekanat u. a.

Auskünfte aller Art
Terminmanagement
Mitwirkung bei der Organisation der Fakultät (Mailingslisten, Personenverzeichnisse, Prozesse aller Art etc.)
Pflege der Website der Fakultät
Veranstaltungsmanagement
Dokumentation

Inhaltliche Vor- und Aufbereitung von Verwaltungsvorgängen u. a.

Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen einschließlich Berufungskommissionen und anderen Terminen
Zusammenstellung der Unterlagen
Auswertung und Nachbereitung von Protokollen und Schriftsätzen

Es handelt sich um Aufgaben im Rahmen einer Vertretung. Nach Rückkehr der*des Stelleninhaber*in ist eine Aufgabenänderung im Arbeitsbereich denkbar.

Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) mit Sekretariats-/Assistenzaufgaben
Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
gute Anwendungskenntnisse in MS Office-Programmen
Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten
strukturierte, sorgfältige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
hohe Flexibilität
ausgeprägte Serviceorientierung

Das wünschen wir uns

Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebes und des Hochschulbereiches
Erfahrung in Pflege von Websites
Erfahrung im Veranstaltungsmanagement

Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet
Vollzeit
interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Flexible Arbeitszeiten sowie FlexWork-Möglichkeit (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)