Das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung gGmbH (WZB) sucht für die Beauftragte für Forschungsmanagement des Schwerpunkts „Digitalisierung und gesellschaftlicher Wandel“ (Lejly Agamuradova) und die Forschungsgruppe „Politik der Digitalisierung“ (Leitung: Prof. Dr. Jeanette Hofmann und Dr. Julia Pohle) eine*n
Assistent*in (m/w/d) (ID 297)
zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 bis 36 Stunden für voraussichtlich ein Jahr im Rahmen einer Mutterschutz- und anschließenden Elternzeitvertretung.
Das WZB ist eine öffentlich geförderte Einrichtung für problemorientierte sozialwissenschaftliche Grundlagenforschung (wzb.eu). Als außeruniversitäres Forschungsinstitut ist es Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und gehört zu den führenden Einrichtungen der Sozialforschung. Am WZB arbeiten ca. 450 deutsche und ausländische Wissenschaftler*innen verschiedener Disziplinen und Mitarbeiter*innen in den wissenschaftsunterstützenden Bereichen zusammen. Untersucht werden Entwicklungen, Probleme und Innovationschancen moderner Gesellschaften. Die Ergebnisse der WZB-Forschung richten sich an die wissenschaftliche Community, an Expert*innen und Entscheider*innen in Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, an die Medien und die interessierte Öffentlichkeit.
- Leitung des Sekretariats der Beauftragten und der Forschungsgruppe, insbesondere Unterstützung der Arbeitsprozesse an der Schnittstelle zwischen Forschung und Administration
- Vorbereitung und Dokumentation von Abrechnungen, Beschaffungen, Auftragsvergaben, Werk- oder Dienstleistungsverträgen
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost (inkl. Ablage)
- schriftliche und mündliche Korrespondenz, selbstständiges Verfassen von Briefen und E- Mails nach Stichworten in Deutsch und Englisch und möglichst in einer weiteren Fremdsprache
- Kalenderführung, Terminplanung und -koordination sowie Vor- und Nachbereitung (z. B. von Gremien- und Gruppensitzungen)
- Mitarbeit bei Datenbankauswertungen und der Erstellung von Statistiken für interne und externe Berichte
- Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren zur Stellenbesetzung
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen und Gäste sowie die damit verbundene Administration von IT-Infrastruktur
- Ansprechperson für und Betreuung der Mitarbeiter*innen des Bereiches und der internationalen Gäste inkl. Organisation von Dienstreisen und Vorbereitung von Reisebuchungen und -kostenabrechnungen (nach Bundesreisekostengesetz)
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Konferenzen
- Pflege des Berichtssystems und der Website mittels eines Content-Management-Systems
- Bearbeitung von Manuskripten (Korrekturarbeiten, Index, Fußnoten, Layout), Erstellen von Graphiken, Tabellen und PowerPoint-Präsentationen
- Internet- und Literaturrecherchen sowie andere administrative Angelegenheiten
- kaufmännische, Sekretariats- oder gleichwertige Ausbildung
- mehrjährige Berufserfahrung im o. g. Aufgabenbereich, vorzugsweise in einer wissenschaftlichen Institution
- ausgezeichnete mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch und idealerweise Kenntnisse in einer weiteren Fremdsprache
- sicherer Umgang mit gängiger Computersoftware, wie MS Office; wünschenswert sind Erfahrungen mit Content-Management-Systemen; sehr gute Recherchekenntnisse, hohes Maß an Selbstorganisation, Zeitmanagement und Eigeninitiative
- Verantwortungsbewusstsein, Organisationsfähigkeit und Sorgfalt, proaktives Denken und Handeln, ausgeprägte Hilfs- und Lernbereitschaft sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- souveränes und freundliches Auftreten
- Vergütung bis zur EG 9a TVöD Bund
- Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBLU)
- ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Zentrum Berlins
- internationales, kollegiales und vielseitiges Arbeitsumfeld
- umfassende Einarbeitung
- flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (mindestens 20 % der vertraglich vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit)
- Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- umfassende Angebote zur fachlichen und überfachlichen Fort- und Weiterbildung sowie Qualifizierung
- Kantine mit modernen Aufenthaltsräumen
- ermäßigtes Monatsticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket oder Deutschlandticket Job)
Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Das WZB fordert Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.