Wir sind eine im Jahr 2011 gegründete, spezialisierte Boutique-Kanzlei in Meerbusch-Büderich, die sich mit einem aktuell 8-köpfigen Team auf Vermögensarchitekturen und Stiftungen konzentriert. Unsere exklusive Mandantschaft besteht aus erfolgreichen Unternehmern und hochvermögenden Privatpersonen.
Sekretärin / Assistentin mit KI-Affinität und hervorragenden Kenntnissen in Word und Excel (m/w/d)
RAHMENBEDINGUNGEN
- Vollzeit (40h) oder Teilzeit (>20h)
- 5-Tage-Woche (Mo-Fr)
- Insbesondere Nachmittags (bis 17 Uhr)
- Gehalt verhandelbar, abhängig von Qualifikation
- Beginn: Schnellstmöglich
- Unterstützung von Geschäftsführerin, Beraterin und Mandantenbetreuerin
- Optimierung von Prozessen und Abläufen, insbesondere im Bereich Digitalisierung
- Organisation und Ablage von Akten
- Vorbereitung und Korrektur von Schriftsätzen und Vertragsvorlagen
- Telefonannahme und Empfang von Mandanten
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsräumen
- Terminvereinbarungen, Rechnungs- und Forderungsmanagement
- Postbearbeitung, Buchhaltungsvorbereitung und Datensicherung
- Koordination von Geldwäscheprüfungen und Datenschutz (beides bereits etabliert)
- Organisation von Bestellungen und Retouren
- Abgeschlossene Ausbildung als Sekretärin oder Büroleiterin mit hervorragenden Abschlüssen und Zeugnissen und mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Hohe Technikaffinität und sicherer Umgang mit Apps
- Erfahrung in der Nutzung von KI
- Perfekte Kenntnisse in Word und Excel
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischgrundkenntnisse
- Attraktives Gehaltspaket: 40 Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage
- Konstruktive Fehlerkultur und gutes Betriebsklima: Fehler machen ist Normalität beim Arbeiten, Leben, Lernen. Regelmäßiges Reflektieren und Optimieren. Monatliche Statusgespräche für Feedback in alle Richtungen (auch in Richtung der Chefs J)
- Austausch im Team: Wöchentliche Besprechung
- Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen
- Hochwertiger Arbeitsplatz: Individuell ausgestattete 1-2 Personen Büros und angenehmes Ambiente mit Weichholzmöbeln, Technik wie MacBook und ggf. Mobiltelefon
- Technik: Cloudbasierte Arbeit auf Mac Computern
- Arbeitsort: Aufgrund der Aufgaben 4-5 Tage Einsatz in den Büroräumen.
- Homeoffice im Einzelfall oder im Notfall nach Absprache möglich.
