Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine (VAKA) zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis zum 30.06.2029 eine/einen
Sekretärin / Sekretär / Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Administration (w/m/d)
Vollzeit mit der Option auf Teilzeit (mind. 70 %)
- Koordination und Durchführung der täglichen Sekretariatsaufgaben (Terminkoordination, Posteingang und -ausgang, Verwaltung von Büromaterialien etc.)
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen
- Erstattung von Auslagen und Verwaltung der Handkasse
- Telefonische/r Ansprechpartner/-in für Anfragen (in Deutsch und Englisch)
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen
- Abwicklung von Bestellvorgängen sowie Rechnungskontrolle in SAP-Anwendungen
- Rechnungsvorbereitung Debitoren
- Koordination und administrative Betreuung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d)) oder eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau
- Relevante Berufserfahrung im Verwaltungsdienst / Sekretariat
- Eine selbstständige Arbeitsweise, gepaart mit einer schnellen Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit
- Gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit (auch in englischer Sprache) und Erfahrung im professionellen persönlichen und telefonischen Umgang mit Menschen sind für Sie selbstverständlich
- Sie sind in der Lage, auch bei hohem Arbeitsanfall den Überblick zu behalten und können Aufgaben sinnvoll priorisieren.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
