Entdecken Sie "A world of possible" - Wahrhaft kollegial, super neugierig, rundum respektvoll – bei Bird & Bird zu arbeiten, bedeutet immer wieder neue Möglichkeiten zu entdecken. Wir sind stolz auf unsere unterstützende Arbeitsumgebung, in der jede und jeder Mitarbeitende als Expert:in und Mensch gleichermaßen geschätzt und respektiert wird. Unsere Vielfalt ist unsere Stärke und wir begrüßen Ihre Einzigartigkeit.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Assistenz (m/w/d) Finance & Financial Regulation für unser Team am Standort in Frankfurt.
- In der Funktion als Assistenz (m/w/d) sind Sie für allgemeine Sekretariatsaufgaben zuständig. Sie erstellen und formatieren Schriftsätze, Gutachten, Verträge, Stellungnahmen und Pitch Unterlagen nach Vorlagen, digitalem Diktat oder eigenständig.
- Zwischen dem Team und internen Abteilungen, insbesondere Fristenwesen, Risk & Compliance, Marketing, Buchhaltung & Controlling bilden Sie die Schnittstelle.
- Sie kümmern sich um die allgemeine Terminkoordination. Dies umfasst das Bewerbermanagement sowie das Termin- und Reisemanagement der Anwält:innen inkl. der administrativen Abwicklung, wie beispielsweise die Buchung und Reisekostenabrechnung.
- Eigenständig sowie nach Vorgabe korrespondieren Sie mit Mandanten, Behörden, Ämtern und Gerichten auf Deutsch und Englisch.
- Sie legen physische sowie digitale Akten und Vertragsoriginale an und verwalten und pflegen diese. Zudem bearbeiten Sie die Ein- und Ausgangspost im beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach).
- Eigenständig erstellen Sie Rechnungen und behalten Fristen/Wiedervorlagen im Blick.
- Sie übernehmen die Mandatserfassung und die dazugehörige Rechnungserstellung auf Honorarbasis einschließlich der Überwachung offener Honorare und Auslagen in Aderant und Excel.
- Durch Ihre eigenständige sowie vorausschauende Arbeitsweise erkennen Sie Aufgabenstellungen selbstständig und tragen maßgeblich dazu bei, die Prozesse in der Büroorganisation mitzusteuern.
- Sie sind ausgebildete/r Rechtsanwaltsfachangestelte/r Fremdsprachenkorrespondent/in oder haben eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen.
- Erste einschlägige Berufserfahrung im Professional-Service-Umfeld konnten Sie idealerweise bereits sammeln.
- Die Arbeit im Team ist Ihnen wichtig und der Teamerfolg spielt für Sie eine maßgebliche Rolle.
- Sie verfügen über eine sehr gute Auffassungsgabe, eine vorausschauende Arbeitsweise sowie gute Umgangsformen.
- Mit den gängigen MS Office-Anwendungen sind Sie sehr vertraut und beherrschen einen sicheren Umgang, insbesondere mit Excel.
- Eine hohe Kommunikationsfähigkeit sowie sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.
- Eine gelebte Work-Life-Integration fördern wir durch mobiles Arbeiten und eine flexible Arbeitsgestaltung.
- Wir kooperieren mit einem Familienservice, der Sie bei Themen wie bei Elternzeiten, Kinderbetreuung sowie der Pflege von Familienangehörigen berät und Sie bei kurzfristiger Kinderbetreuung unterstützt.
- Unsere Bird & Bird Academy bietet Ihnen umfangreiche Weiterbildungsangebote.
- Den Weg ins zentral gelegene Office mit dem öffentlichen Nahverkehr unterstützen wir durch einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss für Ihr Ticket.
- Machen Sie Gebrauch von unseren Kooperationen und erhalten Sie Rabatte bei lokalen Fitnessstudios, Hotels, Restaurants, Bike Leasing und dem Einzelhandel.
- Wir fördern Ihr soziales Engagement und ermöglichen Ihnen u.a. eine bezahlte Freistellung für gemeinnützige Aktivitäten.
- Wir leben Bird & Bird! Sie profitieren von einem spannenden Netzwerk, attraktiven Kanzleievents, nationalen und internationalen Sportevents und leben mit uns gemeinsam den Spaß an der Sache.
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