Arbeitgeber: Fraunhofer-Institut für Photonische Mikrosysteme IPMS
Einsatzort: 01067 Dresden
Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.
Innovative Technologielösungen entwickeln und diese in die Anwendung bringen – das ist unser Ziel am Fraunhofer-Institut für Photonische Mikrosysteme IPMS. Mit unserer Expertise in der Entwicklung photonischer Mikrosysteme, zugehöriger Technologien inklusive der Nanoelektronik und drahtlosen Kommunikationslösungen, erschaffen wir - in flexiblen und interdisziplinären Teams - Technologien für innovative Produkte in verschiedensten Märkten wie z.B. Automotive, Industrie, Luft- und Raumfahrt.
Die Verwaltung umfasst alle administrativen und unterstützenden Bereiche, die für die Kernprozesse des Instituts übergeordnet notwendig sind. Dazu gehören Finanzen & Controlling, Einkauf & Logistik, Personalbetreuung, Reise und Zeitwirtschaft, IT & IT-Sicherheit sowie Bau- und Liegenschaftsthemen. Mit prozessorientierten, ressourcenoptimierten und möglichst automatisierten Prozessen stellt die Verwaltung den reibungslosen Organisationsablauf sicher und trägt somit zu mehr Freiraum für die wissenschaftlichen Aktivitäten des Instituts bei.
Zur Verstärkung unseres Teams »Human Resources Services« suchen wir eine*n engagierte*n Mitarbeiter*in für das Reisemanagement. In dieser verantwortungsvollen Position sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Reiseplanung, -buchung und -abrechnung unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) unter Nutzung von SAP Concur. Zudem stehen Sie unseren Mitarbeitenden als kompetente Ansprechperson zur Seite und unterstützen sie professionell bei allen Fragen rund um das Reisemanagement. Eine enge Zusammenarbeit im Team und eine offene Kommunikationskultur mit den Fachbereichen sind für diese Rolle von besonderer Bedeutung.
- Beratung und Betreuung der Mitarbeitenden in allen Reiseangelegenheiten von der Planung bis zur Abrechnung
- Recherche, Reservierung und Buchung von Hotels, Flügen, Bahnfahrten, etc. unter Beachtung des Bundesreisekostengesetzes
- Bearbeitung von Umbuchungen und Stornierungen
- Pflege der Reiseakten und Dokumentation der gebuchten Reisemittel
- Übernahme zusätzlicher Aufgaben im Travel Management, einschließlich der Abwicklung des A1 EU-Meldeverfahrens.
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung mit dem Schwerpunkt Büromanagement, Reiseverkehr oder Tourismus bzw. zum Verwaltungsfachangestellte*n
- 1 bis 2 Jahre Berufserfahrung im Reisemanagement
- Sorgfältige Arbeitsweise und ein sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
- Freundliche Persönlichkeit mit ausgeprägter Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in der deutschen Sprache und gute Englischkenntnisse
- Wünschenswert: Kenntnisse im Bundesreisekostengesetz (BRKG) und der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) sowie der zugehörigen Verwaltungs- und Durchführungsbestimmungen und steuerrechtlichen Regelungen
- Pluspunkt: Erfahrung im Arbeiten mit SAP Concur