Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM) ab sofort, unbefristet, eine/einen
Office Managerin / Office Manager (w/m/d)
Das Officemanagement der Abteilung Technologiemarketing und -transfer betreut ca. 15 Personen mit Aufgaben im Technologiemarketing, dem KIT-Business-Club sowie im Innovationsmanagement. Sie treiben die stetige Digitalisierung von Arbeitsprozessen im Team voran und arbeiten bei unterschiedlichen Projekten aktiv mit.
Ihr Aufgaben umfassen im Wesentlichen:
- Sachbearbeitung für digitale Prozesse
- Strukturieren und Auswählen von Verteilern für unterschiedliche Zwecke (CRM)
- Schulen neuer Mitglieder der Abteilung in den Basisfunktionen CRM
- Anlegen neuer Strukturen im Projektmanagement (WRIKE)
- Erstellung von Präsentationen
- Koordination und Controlling von Content-Archiven und Newsprozessen
- Kundendatenmanagement sowie Datenpflege im Projektmanagement (Wrike)
- Veranstaltungsmanagement
- Buchung von Räumen, Catering und Transporten
- Mitarbeit auf Veranstaltungen
- Einladungsverteiler
- Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Content-Erstellung
- Sekretariat wie Koordination von Anfragen und Terminen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen und Abstimmung mit Verwaltungseinheiten etc.
- eine administrative Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
- Kenntnisse in MS Office und CRM
- Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Systeme
- idealerweise Umgang mit WRIKE und Web CMS
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Organisationstalent, gute Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
