Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre in Bochum (mpi-sp.org) ist ein Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V., das die vielfältigen Aspekte der IT-Sicherheit und des Datenschutzes interdisziplinär erforscht. Das neu gegründete und expandierende Institut wird im Endausbau 18 Forschungsgruppen umfassen und circa 200 Mitarbeiter*innen und Gäste beschäftigen. Das Institut kooperiert mit der Fakultät für Informatik der Ruhr-Universität Bochum (informatik.rub.de). Bochum gehört zu den weltweit führenden Forschungsstandorten für Cybersicherheit und ist Heimat der größten Ausbildungsstätte Europas in diesem Fachgebiet sowie einer lebhaften Start-up-Szene.
Wir suchen zur administrativen Unterstützung unserer Spitzenforscher*innen in unserem Office-Team ab sofort eine
Teamassistenz (m/w/d)
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Forschungsgruppen des Instituts und ihre Gruppenleitungen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Als Frontoffice sind Sie erste Ansprechstation für alle Belange der wissenschaftlichen Beschäftigten und Sie stimmen sich eng mit den weiteren Fachbereichen der Verwaltung ab
- Sie übernehmen sämtliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die gesamte Büroorganisation
- Sie betreuen die Gäste unseres Instituts und übernehmen den Welcome-Service im Rahmen des Onboardings neuer Beschäftigter
- Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, organisieren Seminare und Meetings
- Sie unterstützen die Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rahmen des Institutsaufbaus
- Ihre aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Aufbau des Instituts rundet Ihr Aufgabenspektrum ab
- Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Fremdsprachenkorrespondent*in, kaufmännische Ausbildung) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sie besitzen einschlägige Berufserfahrung in organisatorischen und administrativen Servicetätigkeiten (sicherer Umgang mit MS Office vorausgesetzt), wenn möglich auch in interkulturellen Arbeitsumgebungen bzw. im Wissenschaftsmanagement
- Als internationales Forschungsinstitut setzen wir sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift voraus (mindestens C1-Niveau), gerne auch in weiteren Fremdsprachen
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zielorientiert
- Eigeninitiative, Flexibilität und eine hohe Belastbarkeit gehören zu Ihren Stärken
- Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freundliches Auftreten mit allen Ansprechpartner*innen kompetent und verbindlich zu kommunizieren, auch schwierige Situationen bringen Sie nicht aus der Ruhe
- Sie sind es gewohnt, bereichsübergreifend in diversen Teams zusammenzuarbeiten und mit gemeinsamen Lösungen zum Fortschritt des Instituts beizutragen
- Eine hohe soziale Kompetenz und ein ausgeprägtes Organisationstalent vervollständigen Ihr Profil
- Wir bieten Ihnen ein eigenständiges und abwechslungsreiches Arbeitsgebiet in einem jungen und dynamischen Forschungsinstitut
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und Sprachkurse
- Wir stehen für kollegialen Zusammenhalt in einem interkulturellen Wissenschaftsumfeld
- Durch die agilen Strukturen in der Aufbauphase unseres Instituts bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich aktiv in unsere vielfältige Community einzubringen und die Entwicklung des Instituts mit voranzubringen
- In unserem Institut herrscht eine offene Arbeitsatmosphäre mit einer Kommunikation auf Augenhöhe und flachen Hierarchien
- Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) inklusive entsprechender Sozialleistungen und einer Jahressonderzahlung
- Zusätzlich bieten wir Ihnen neben 30 Tagen Urlaub eine Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (VBL)
- Nach einer erfolgten Einarbeitung besteht für Sie die Möglichkeit, nach Absprache auch im Homeoffice zu arbeiten
- Regelmäßige Teamevents runden unser Angebot ab
Die Stelle ist ab sofort unbefristet zu besetzen. Die Höhe der Vergütung richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung entsprechend TVöD Bund.