Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unsere Geschäftsstelle in Berlin einen oder eine

Office Manager/-in (m/w/d)

am besten in Vollzeit. Du unterstützt das Team der Geschäftsstelle durch administrative und operative Tätigkeiten, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

Hinweis: Es werden nur Bewerbungen per Mail berücksichtigt, nicht via StepStone !

Organisation: Büroorganisation, Sekretariatstätigkeiten, Büroablage, Termin- und Fristenkontrolle
Interne und externe Bürokommunikation per E-Mail und Telefon
Vorbereitung von Meetings, Terminen, Korrespondenzen
Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
Koordination externer Dienstleister und Projektpartner
Pflege und Verwaltung von Vertragsdokumenten
Erstellung und Verwaltung von projektspezifischen Unterlagen
Betreuung der digitalen Infrastruktur Tools, Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Datenpflege des CRM-Systems
Aktive Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen und organisatorischen Aufgaben sowie Reisemanagement und bereichsübergreifende Terminkoordination
Teamarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen der Fachbereiche
Übernahme von weiteren (Teil-)Projekten

Du hast eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär/-in) oder eine vergleichbare Qualifikation.
Du hast einschlägige Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren in einer vergleichbaren Position.
Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie hohe Eigeninitiative sind für Dich selbstverständlich. Dabei verfügst Du über ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Verständnis für (kaufmännische) Prozesse und Abläufe sowie die Nutzung digitaler Tools inkl. des Pakets Microsoft 365.
Du bist bereit zur Einarbeitung in weitere Softwareprogramme und CRM-Systeme.
Du bist ein Organisationstalent mit Sorgfalt, effizienter Arbeitsweise und Eigenverantwortung.
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.

Abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
Unbefristeter Arbeitsvertrag
30 Tage Jahresurlaub (bei einer 5 Tage Woche)
Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
Flexible Arbeitszeiten
Teilzeit-Modelle
Betriebliche Altersvorsorge
Deutschland-Ticket (auch zur privaten Nutzung)
Offene Arbeitsatmosphäre
Ein junges Team mit flachen Hierarchien
Gute Verkehrsanbindung in zentraler Lage in Berlin-Mitte
Zukunftsorientierter Verband mit Wachstumspotenzial

Institut Bauen und Umwelt e.V.

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