ASKLEPIOS Als einer der größten privaten Klinikbetreiber in Deutschland verstehen wir uns als Begleiter unserer Patienten – und als Partner unserer Mitarbeitenden. Wir bringen zusammen, was zusammengehört: Nähe und Fortschritt, Herzlichkeit und hohe Ansprüche, Teamwork und Wertschätzung, Menschen und Innovationen.

Die Asklepios Medical School GmbH (AMS) ist ein als gemeinnützig anerkanntes Tochterunternehmen der Asklepios Kliniken Hamburg GmbH auf dem Gelände des zentral gelegenen AK St. Georg. Die AMS betreibt den Asklepios Campus Hamburg (ACH) der staatlichen Semmelweis Universität (Budapest). Als deren Niederlassung führt der ACH in Kooperation vor allem mit den sieben Hamburger Asklepios Krankenhäusern die klinischen vier Jahre des gebührenpflichtigen deutschsprachigen Medizinstudiengangs der Semmelweis Universität durch. Der ACH zählt rund 240 Studierende. In 2023 schließt der 12. Jahrgang am ACH sein Studium ab und nimmt der 16. Jahrgang sein Studium auf. Der ACH legt Wert auf eine optimale Verbindung von herkömmlichen und digitalen Lernformaten und auf organisatorisch und technisch moderne Arbeits- und Kommunikationsprozesse.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d) in der Lehrkoordination

Unterstützung in der Lehrplanung und bei der Durchführung mündlicher und schriftlicher Prüfungen
Betreuung von Personalangelegenheiten (vor allem Honorarverträge der Dozierende)
Semesterdokumentation (Überprüfung von Anwesenheitslisten, Noteneintragungen, Lehrveranstaltungsdaten im Lernmanagementsystem (LMS) erfassen und pflegen)
Dokumentenablage und die Betreuung der Anmeldephasen und Teilnehmenden- verwalung
Belegwesen: Bearbeitung interne und externe Honorarbrechungen in SAP R/3 sowie der zwischenbetrieblichen Abrechnungen
Budgetüberwachung und Erstellung von Finanzstatistiken
Raumplanung und -buchung, Hörsaalreservierungen
Übernahme allgemeine Sekretariatsarbeiten z. B. Terminplanung, Verfassen von Protokollen, Hotelreservierungen und Geschäftsreisebuchungen
eigenständige Bearbeitung von Belangen der Studierenden und der Dozierenden, persönlich, telefonisch und per E-Mail
Mitorganisation von wissenschaftlichen Sitzungen der Fachverantwortlichen und den Dozierenden

du hast eine abgeschlossene Ausbildung (z. B. zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d), Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), Fremdsprachensekretär (w/m/d) oder einschlägige Berufserfahrung
Erfahrung in Sekretariats- oder Verwaltungsangelegenheiten sind von Vorteil, aber nicht Voraussetzung
Bereitschaft zur wertschätzenden und vertrauensvollen Zusammenarbeit
Kenntnisse für die vorbereitende Kreditorenbuchhaltung und administrative Projekte
fundierte Kenntnisse in gängiger Computersoftware (Standard-Office-Anwendungen, insbesondere Excel) sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere Software und Datenbanken
zu deinen Stärken zählen Büroorganisation, Serviceorientierung, Verantwortungsbewusstsein, Ausdrucksvermögen, Zuverlässigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, eine rasche Auffassungsgabe sowie die Fähigkeit, Probleme eigenständig zu lösen
Präsenz, Ausdauer und Zuverlässigkeit
sichere Deutschkenntnisse (mindestens C1)

moderne IT-Ausstattung
Arbeitszeit: Teilzeit - bis 34 Std./ Woche
angemessene Bezahlung
du bekommst individuelle Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten: Wir fordern und fördern dich, coachen und geben dir Feedback
du bist ein vollwertiges Mitglied eines Teams, das dir Vertrauen und Wertschätzung entgegenbringt
attraktive Lage
flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten innerhalb eines Gleitzeitrahmens von 8:00 bis 20:00 Uhr
Konzernweite Vernetzung durch unser Social Intranet „ASKME“
Betriebliche Gesundheitsförderung und Prävention durch viele Angebote im Rahmen des „Asklepios Aktiv“ Programms
Mitarbeiterrabatte in vielen Onlineshops und zahlreiche Vergünstigungen für Freizeitaktivitäten und Veranstaltungen

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