ADVANT Beiten ist eine 1990 gegründete unabhängige Sozietät mit rund 260 Anwälten an sechs deutschen Standorten sowie in Belgien, Russland und China. Als eine der führenden Wirtschaftskanzleien in Deutschland berät ADVANT Beiten den Mittelstand, Großunternehmen, Banken, Stiftungen sowie die öffentliche Hand zu Fragen des deutschen und internationalen Wirtschaftsrechts.

Sie sind ein wahres Organisationstalent und haben ggf. erste Erfahrungen im Bereich Personal? Sie suchen nach einer neuen Herausforderung mit Führungsverantwortung in einem professionellen Umfeld? Dann sind Sie bei uns genau richtig! In der zentralen Rolle als Office Manager (w/m/d) sind Sie das organisatorische Herz unserer Kanzlei und sorgen für reibungslose Abläufe an unserem Standort in Hamburg und deutschlandweit.

Ihre Tätigkeitsschwerpunkte sind:

Personalwesen: Sie verantworten die Personaladministration für unsere Mitarbeitenden am Hamburger Standort und agieren als Ansprechperson vom Onboarding über Fortbildungsmöglichkeiten bis hin zu Mitarbeiterkonfliktlösung.
Arbeitsschutz / Arbeitssicherheit: Sie stellen sicher, dass die Arbeitsplätze den Anforderungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sowie der Arbeitssicherheit entsprechen. Hierzu koordinieren Sie sicherheitstechnische Überprüfungen, Alarmierungs- und Brandschutzmaßnahmen, Gefährdungsbeurteilungen sowie Vorsorgeuntersuchungen und Schutzimpfungen.
Büroorganisation: Die operative Leitung des Empfangs inkl. der Aufgabenverteilung und Prozessoptimierung liegt in Ihren Händen. Außerdem unterstützen Sie die Standortleitung in sämtlichen Angelegenheiten des Standorts Hamburg.
Buchhaltung: Sie koordinieren und prüfen die vorbereitende Buchhaltung am Standort inkl. der Verwaltung von Kontoauszügen, Debitoren- / Kreditorenrechnungen, Rechnungseingangs- und -ausgangsübersichten sowie der Bar-Kasse.
Bestellwesen: Sie gewährleisten den reibungslosen Ablauf von Bestellungen (wie z. B. Werbematerialien) sowie der Lieferanten- und Dienstleisterauswahl. Dabei behalten Sie die Kostenoptimierung sowie Nachhaltigkeitsaspekte stets im Auge.
Facility Management: Sie organisieren und dokumentieren die Raumplanung, Parkplatzverwaltung, Inventur, Instandhaltungsmaßnahmen, Objektreinigung, Schlüsselverwaltung und Telefonübersichten.
Allgemeine Verwaltung: Sie organisieren die Aktenarchivierung, den Ablauf der Postbearbeitung, die zentrale Fristen- und Terminerfassung, Korrespondenzen und Vertragsangelegenheiten des Standorts.
Event-Management: Sie sind zentrale Ansprechperson für die Planung und Organisation von externen und internen Veranstaltungen gemäß der Budgetplanung.

Wir sollten uns kennenlernen, wenn Sie folgende Qualifikationen mitbringen:

Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium absolviert, idealerweise mit Schwerpunkt im Personalwesen, in der Buchhaltung oder in der Büroorganisation.
Sie konnten bereits mehrjährige Erfahrung in der Büroorganisation, Personaladministration und/oder Mitarbeiterbetreuung sammeln, bestenfalls im juristischen oder wirtschaftlichen Umfeld.
Mit Ihrer service- und lösungsorientierten Herangehensweise reagieren Sie flexibel auf Veränderungen und interagieren professionell mit verschiedensten internen und externen Stakeholdern.
Starke Kommunikationsfähigkeiten sowie die effiziente Aufgabenkoordination zählen Sie zu Ihren Stärken.
Ein sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word und Outlook) sowie gute Englischkenntnisse sind für Sie selbstverständlich.

Sie erkennen sich darin wieder? Bewerben Sie sich bei uns und lernen Sie die Arbeit in einer Großkanzlei aus erster Hand kennen – in einem Umfeld, in dem Sie sich persönlich und fachlich weiterentwickeln können.

In unserem modernen Hamburger Büro erwarten Sie spannende und herausfordernde Aufgaben und eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem Umfeld, das Ihnen Gestaltungsmöglichkeiten lässt und von kollegialem Miteinander geprägt ist. Uns ist es wichtig, dass unsere Kolleginnen und Kollegen nicht nur fachlich, sondern auch menschlich zu uns passen und gerne bei uns arbeiten. Daher bieten wir Ihnen neben einer leistungsgerechten Vergütung, einem Jobrad und zahlreichen weiteren Benefits, wie einem Fahrtkostenzuschuss zum ÖPNV und vermögenswirksamen Leistungen, auch gerne die Möglichkeit, sich im Rahmen unserer internen ADVANT Beiten Academy fortzubilden.

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